Mise en qualité de contrats
3 semaines de saisie ramenées à moins de 4 heures
Mission menée en poste par Alexis Cresson, fondateur de WCT Systems, dans un grand groupe de services. Ce n'est pas une référence client : ni l'organisation ni ses applications ne sont nommées, et les volumes sont arrondis.
- Contexte
- Grand groupe de services : des campagnes de 300 à 3 500 contrats corrigées à la main, 10 minutes par fiche, dans un logiciel sans import.
- Ce qu'on a fait
- Une console de robots de saisie installée sur le réseau interne : contrôle du fichier, saisie écran par écran, statut et journal pour chaque contrat.
- Ce qui a changé
- 4,5 secondes par contrat au lieu de 10 minutes : une campagne de 3 000 contrats passe de 3 semaines à moins de 4 heures.
Le problème
Chaque réorganisation produit une campagne de mise en qualité : des centaines ou des milliers de contrats dont un code, un site ou un interlocuteur doit changer. Le logiciel de gestion des contrats ne propose ni import en masse ni API. Chaque fiche s'ouvre, passe en modification, se corrige sur un ou deux écrans, puis s'enregistre. À 10 minutes la fiche, une campagne de 3 000 contrats mobilise une équipe de 20 personnes pendant environ 3 semaines.
Ce qui a été construit
Une console installée sur un poste du réseau interne charge le fichier de la campagne, le contrôle, puis lance plusieurs robots en parallèle. Trois robots y tournent : l'un change le rattachement d'un contrat, un autre modifie deux sites par contrat en traversant deux applications, le troisième relève le statut de factures sur un portail jusque dans le document PDF. Ajouter un processus revient à ajouter un robot : la console, elle, ne change pas.
Les garde-fous
Avant le lancement, chaque ligne est classée valide, rejetée avec son motif, ou doublon. Pendant la campagne, chaque contrat reçoit un statut précis et chaque résultat est écrit au fil de l'eau : une coupure ne fait rien perdre, et un clic rejoue les seuls contrats en échec. Sur plusieurs milliers de fiches, les navigateurs sont relancés par lots pour garder une cadence stable.
Le plus gros chantier
Lors d'une migration d'offre, le robot a repassé au peigne fin plus de 100 000 contrats. Au rythme de 10 minutes par fiche, ce travail aurait représenté l'équivalent de 13 personnes à temps plein pendant un an.
Les temps mesurés
| Campagne | À la main | Avec le robot |
|---|---|---|
| 300 contrats | 50 heures | environ 23 minutes |
| 3 000 contrats | 500 heures | environ 3 h 45 |
| 3 500 contrats | 583 heures | environ 4 h 20 |
À la main : 10 minutes par fiche. Robot : 4,5 secondes par contrat, mesurées en production.